Dal 1° gennaio è scattato l’obbligo per professionisti e aziende di redigere le fatture in formato elettronico. Ecco un’utile checklist per verificare di essere pronti per affrontare la novità.

Controllare i propri dati e quelli dei clienti

Per prima cosa, bisogna verificare che la registrazione sul sito dell’Agenzia delle Entrate sia andata a buon fine. La registrazione può essere fatta usando il PIN rilasciato dall’Agenzia, tramite Carta Nazionale dei Servizi o tramite SPID. Una volta completata la registrazione si può accedere al portale Fatture e Corrispettivi e iniziare da subito a generare le proprie fatture elettroniche.

Per poter inviare correttamente la fattura elettronica è necessario conoscere il codice destinatario o l’indirizzo PEC del cliente. È consigliabile procurarsi questi dati in anticipo, in modo da non correre il rischio di non poter emettere le fatture.

Non tutte le partite IVA sono soggette all’obbligo di fatturazione elettronica. È utile quindi creare un archivio clienti nel quale raccogliere separatamente i dati di fatturazione. Nei casi in cui non c’è l’obbligo di emettere la fattura elettronica è sufficiente emettere la fattura in formato cartaceo, senza doverla inviare al Sistema di Interscambio.

Dotarsi di un buon gestionale e di un sistema di archiviazione

Per semplificare le operazioni e gestire correttamente il processo, è consigliabile usare un buon gestionale che integri la funzione di fatturazione elettronica. Per le imprese che emettono poche fatture potrebbe essere sufficiente utilizzare il servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate. In ogni caso, è bene fare una scelta il prima possibile, in modo da prendere dimestichezza con il sistema e gestire in modo fluido le operazioni.

Altrettanto importante è la scelta del sistema di archiviazione delle fatture elettroniche. In questo senso è importante affidarsi a un sistema sicuro che garantisca l’integrità della conservazione. Specialmente nel caso delle piccole e medie imprese, la soluzione migliore è quella di esternalizzare il servizio, scegliendo un fornitore specializzato.