Controllo di progetto: 4 consigli per le imprese

Redazione MondoPMI
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All’interno di una PMI è molto importante ragionare in modo strategico. Il primo aspetto per attuare una strategia d’impresa è creare un preciso piano di progetto. Attraverso questo strumento è possibile controllare e modificare il proprio lavoro correggendo le prestazioni.

Talvolta il lavoro si discosta per tempi o costi dalla pianificazione originaria, per questo l’impresa deve attuare il Controllo di Progetto per correggere alcuni aspetti determinanti. Attraverso quattro semplici passaggi, vediamo come aver maggior presa sui propri progetti e sulla propria azienda.

  • Comunicare apertamente. Project Manager e risorse devono sapersi interfacciare in modo trasparente, effettuando piccole riunioni periodiche (giornaliere, settimanali) per fare il punto e valutare lavoro e nuove idee. È bene mettere in chiaro tutti gli aspetti, onde evitare inconvenienti e mancanze che possono generare un inevitabile effetto domino.
  • Controllare l’avanzamento del progetto. Incrociando la roadmap degli obiettivi da raggiungere con una timeline per le scadenze, è possibile rilevare periodicamente lo stato di avanzamento di un progetto specifico. Utile in questo caso servirsi di un diagramma di Gantt con tutte le attività operative, aggiornando di volta in volta.
  • Valutare costi e lavoro svolto. È molto importante controllare la qualità e le tempistiche del lavoro in uscita rispetto al budget previsto, determinando lo scostamento. Due parametri come il CPI (Cost Performance Index) e il SPI (Schedule Performance Index) consentono di monitorare e anticipare l’andamento del progetto. Questi valori dipendono dal rapporto tra costi pianificati e costi sostenuti. Invece l’EVM (Earned Value Management), serve per monitorare la distribuzione delle risorse economiche attraverso un insieme di strumenti di calcolo al servizio del PM.
  • Ridefinire il progetto. Una volta accertato e comunicato lo stato di avanzamento del progetto è opportuno, dopo un certo periodo (per esempio metà progetto), fare una riflessione approfondita nel caso alcune fasi siano mancate o alcuni aspetti non siano andati a buon fine. Per riprendere il controllo, o semplicemente rifinire il progetto, è necessario creare un nuovo documento di ripianificazione, per aggiustare il tiro. Questo servirà come nuovo metro di paragone per giudicare periodicamente i risultati.

Il controllo di progetto è una componente fondamentale, spesso trascurata nelle piccole medie imprese, che deve essere impiegata per tutti i progetti aziendali, specialmente durante la pianificazione di un investimento economico in seguito ad un finanziamento aziendale, per esempio: il lancio di un nuovo prodotto o servizio, un nuovo punto vendita oppure l’apertura di uno spazio e-commerce. In tutti questi casi è consigliato prendere in esame le giuste metriche, utilizzare questi semplici passaggi per controllare lavoro e obiettivi raggiunti in relazione alle spese e alle tempistiche stabilite, valutando accuratamente efficienza ed efficacia, correggendo in corsa dove necessario.