Fattura elettronica PA: cos’è e come inviarla

Fattura elettronica PA: scopri cos'è, come funziona e come inviarla

Redazione MondoPMI
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fattura elettronica PA

A partire dal 6 giugno 2018 entra in vigore il sistema di fatturazione elettronica Pubblica Amministrazione obbligatoria. Questo obbligo prevede che agenzie fiscali, ministeri e enti nazionali non potranno più accettare fatture cartacee ma solamente la fattura elettronica PA inviata tramite il sistema di interscambio.

Cos’è la fattura elettronica PA

Ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72, le amministrazioni pubbliche sono tenute ad avvalersi del sistema di interscambio elettronico e l’unico documento di fatturazione che possono accettare dai fornitori è Fattura PA elettronica.

La fattura elettronica PA non è un semplice file allegato ad una mail, ma si tratta di una vera e propria fattura in formato elettronico, strutturata secondo un linguaggio standard, e firmata in modo digitale da chi l’ha realizzata. Importante è conservare, a fini fiscali, le fatture in formato digitale. Questo formato consente, a chi lo riceve, di ridurre tempi e costi di registrazione dei dati, cogliendo di conseguenza eventuali criticità.

Il sistema di interscambio è una piattaforma informatica che serve a trasmettere e poi ricevere la fattura elettronica; serve anche per gestire i dati di fatturazione e monitorare quindi la finanza pubblica. Il sistema di interscambio viene gestito direttamente dall’Agenzia delle Entrate che assume il compito di vigilare sul trattamento dei dati e delle informazioni, tenendo sotto controllo, di fatto, i conti della Pubblica Amministrazione.

Chi sono i soggetti obbligati alla fattura elettronica PA

I soggetti con obbligo di fattura elettronica PA sono i seguenti:

  • fornitori di beni e servizi alla pubblica amministrazione;
  • pubbliche amministrazioni che hanno il compito di censire gli uffici destinatari della fattura PA, ricevere la fattura rilasciando l’esito dell’invio e monitorare i flussi informativi;
  • intermediari come banche, poste, commercialisti, intermediari finanziari, imprese ICT che intervengono nel rapporto tra imprese e PA per la compilazione, invio e ricezione della fattura elettronica PA.

Come funziona la fattura elettronica PA

Tutti gli operatori economici soggetti all’invio della fattura elettronica PA devono utilizzare il sistema di interscambio effettuando le seguenti operazioni:

  • predisporre la fattura PA
  • firma digitale fattura PA
  • invio e verifica della trasmissione e ricezione del messaggio

Per quanto riguarda il ruolo degli intermediari invece, le disposizioni sull’utilizzo del sistema di interscambio, cambiano a seconda che l’intermediario sia autorizzato a trasmettere per conto degli operatori economici o a ricevere per conto delle Amministrazioni Pubbliche.

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Come emettere la fattura elettronica PA

Le operazioni che devono essere seguite per inviare una fattura elettronica PA con il sistema di interscambio sono:

  • predisporre una fattura elettronica PA con InfoCamere
  • firmare la fattura elettronica PA
  • inviare la fattura elettronica PA
  • monitorare la fattura elettronica PA dopo l’invio

Entriamo ora nello specifico di ogni singola attività e vediamo come svolgere ogni passaggio.

Predisporre fattura elettronica PA

In primis, bisogna preparare la fattura elettronica PA sul sito di InfoCamere, la società consortile di informatica delle camere di commercio. È importante sapere che ogni singola fattura deve essere trasmessa con un singolo file XML; se invece si dovranno inviare più fatture, e quindi più file, li si può raggruppare in un file di archivio, ad esempio un formato compresso in formato .zip.

Ogni singolo file deve essere nominato in un modo specifico per poter essere accettato dal sistema di interscambio. La nomenclatura sarà composta quindi dal codice del paese (identificativo e univoco di chi trasmette la fattura) e il numero progressivo univoco del file.

Per evitare eventuali errori nella fattura si consiglia di sottoporre a una verifica preventiva il file tramite la seguente pagina del sito creata appositamente per controllare la fattura PA. Ogni errore che verrà riscontrato in seguito ai controlli sarà identificato da un codice e una descrizione inviata al trasmittente per ogni file inviato.

Come firmare la fattura elettronica PA

La persona o la società che emette la fattura elettronica PA dovrà firmare ogni singola fattura. La firma verrà inserita utilizzando la firma digitale, che manterrà quindi anche grazie alla marcatura temporale, l’integrità e l’autenticità del file inviato alla Pubblica Amministrazione.

Come inviare la fattura elettronica PA

Dopo aver preparato il file con la singola fattura, o il file compresso in formato .zip con l’insieme di tutte le fatture, l’operatore economico potrà procedere con l’invio delle fatture elettroniche tramite il sistema di interscambio. Per la trasmissione della fattura elettronica le modalità che si possono utilizzare sono: PEC, Invio via web, Servizio SDICoop, Servizio SDIFTP e servizio SPCoop.

Come monitorare la fattura elettronica PA

Dopo aver trasmesso il file alla pubblica amministrazione si dovrà attendere la conferma della ricezione del file. Per monitorare la fattura è necessario entrare nel sito fattura PA o utilizzare servizi telematici di Fisconline o Entratel dell’Agenzia delle Entrate.

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Image credit: shutterstock