Gestione documentale online: perché le PMI dovrebbero scegliere queste soluzioni?

I vantaggi degli strumenti digitali per la gestione di attività aziendali

Redazione MondoPMI
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In un contesto evolutivo come quello odierno risultano sempre più evidenti i vantaggi in termini di tempo e costo derivanti dall’utilizzo di soluzioni digitali per la gestione delle attività aziendali.   

Per approfondire la tematica e conoscere i vantaggi derivanti dall’utilizzo di soluzioni per la gestione documentale online abbiamo intervistato Alessandro Gasparini, CTO e fondatore di LogicalDOC, società di software globale focalizzata sul mercato dell’Enterprise Document Management.

LogicalDOC e l’Enterprise Document Management: il sistema server web

LogicalDOC nasce nel 2006, specializzandosi inizialmente nella fornitura di soluzioni e consulenza alle imprese. Dal 2008 amplia la propria offerta focalizzandosi principalmente sulla creazione di un sistema di gestione documentale: l’obiettivo è di realizzare un software leggero, flessibile, efficiente e in grado di gestire grandi quantità di documenti di diverso tipo. Anche per questo motivo la scelta ricade sullo sviluppo di un sistema web da installare sul server aziendale anziché sui singoli computer, così da poter usufruire del prodotto semplicemente accedendo dal browser.

I vantaggi del sistema server web per le imprese

L’impresa che decide di adottar questa piattaforma può beneficiare di diversi vantaggi, legati specialmente al risparmio di tempo per:

  • installazione: è sufficiente installare il sistema sul server e accedere dal browser;
  • manutenzione: è sufficiente effettuare attività di manutenzione solo sul server e non sui singoli client;
  • aggiornamento: il sistema risulta essere sempre aggiornato e tutti gli utenti possono utilizzarlo senza dover installare le applicazioni.
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LogicalDOC e l’Enterprise Document Management: la gestione documentale online

Negli anni la società continua a crescere nel mercato dell’Enterprise Document Management fino ad arrivare ad avere installazioni esposte su Internet accessibili 24 ore su 24 per 365 giorni all’anno: attraverso il pagamento di un canone annuale infatti LogicalDOC permette alle imprese clienti di poter accedere a servizi documentali online da ogni posizione e in qualsiasi momento.

I vantaggi della gestione documentale online per le imprese

L’adozione di un sistema di gestione documentale online consente di:

  • risparmiare nel breve periodo in quanto non vi è la necessità di acquistare macchinari, personale interno con esperienza e know how di particolari sistemi operativi per gestire la parte hardware;
  • avere sempre a disposizione i documenti (da ogni posizione e in qualsiasi momento);
  • condividere i documenti amministrativi in modo rapido, semplice e immediato.

I punti di forza della gestione documentale online: il versionamento

Un punto di forza di questo sistema è dato dalla capacità di risalire al ciclo di vita dei documenti: il software è infatti in grado di restituire in ogni momento tutta la storia di un documento, come ad esempio la data di esecuzione di determinate operazioni, le precedenti versioni del documento, chi lo ha consultato o chi lo ha modificato. Questa funzione risulta molto utile soprattutto negli ambienti in cui è necessario eseguire uno stretto controllo degli accessi o le attività vengono svolte in modo collaborativo: il versionamento consente infatti di ritornare ad una versione precedente del documento, evitando così che le informazioni vengano sovrascritte erroneamente.

I punti di forza della gestione documentale online: il motore di ricerca

Un ulteriore punto di forza che contraddistingue questo sistema è la presenza di un motore di ricerca che consente di rintracciare informazioni interne, ispezionando e indicizzando il contenuto dei documenti. Dunque, una volta che il contenuto viene inserito in un sistema documentale, il software ne estrae la parte testuale, la analizza e la inserisce in un indice di ricerca su cui è possibile effettuare le opportune ricerche.

In merito a questa funzione, il sistema di LogicalDOC risulta ancor più interessante poiché utilizza tecniche di indicizzazione differenti in base alla lingua in cui sono espressi i documenti: il sistema restituirà quindi risultati a seconda dell’algoritmo e delle regole di indicizzazione della sintassi della lingua espressa.

La gestione documentale online e le imprese italiane

LogicalDOC è da sempre orienta all’internazionalizzazione e di conseguenza anche i software, disponibili in almeno 20 lingue diverse, mirano a una certa espansione geografica.

Ma perché LogicalDOC punta più al mercato estero invece di focalizzarsi esclusivamente su quello italiano? Quali sono i limiti delle imprese italiane e come dovrebbero agire gli imprenditori per sfruttare l’opportunità offerta da servizi come la gestione documentale online?

I limiti delle imprese

Le motivazioni principali per cui spesso molte imprese non sembrano pronte o sono diffidenti nei confronti di questo tipi di soluzioni sono riconducibili a:
arretratezza tecnologica: per utilizzare sistemi di gestione documentale online o altre soluzioni in cloud infatti è necessaria una connessione Internet abbastanza veloce ma purtroppo in molte aree questo non è possibile.
paura del cloud: per molti soggetti vi è infatti ancora molta diffidenza nel cloud e nella possibilità di poter accedere ai propri documenti e alle proprie informazioni in qualsiasi istante e da ogni posizione.

I consigli per le imprese

Nonostante vi siano limiti dovuti all’arretratezza tecnologica vi sono comunque molte opportunità per imprese e startup legate all’adozione di soluzioni tecnologiche per ottimizzare le attività aziendali. Infatti, vengono spesso messi a disposizione finanziamenti a fronte di investimenti in progetti di evoluzione tecnologica con l’obiettivo di spingere le imprese a mutare e adattarsi ai cambiamenti.

Per mitigare certi aspetti legati all’insicurezza verso il cloud invece è possibile attivare ulteriori servizi e certificati di protezione per impedire ad altri utenti di accedere ai dati. L’utilizzo di documenti criptati ad esempio permette di ridurre drasticamente il rischio di accesso alle informazioni, poiché anche se qualche malintenzionato dovesse riuscire ad entrare nel profilo dell’utente, i documenti non sarebbero leggibili poiché appunto criptati.

In ogni caso, i dati inseriti all’interno del sistema sono comunque conservati in modo sicuro attraverso firewall e sistemi di anti intrusione.

Gestione documentale online come opportunità per le imprese

É chiaro dunque come soluzioni di gestione documentale online possano portare grandi benefici alle imprese, a partire dalla grande potenzialità ad un costo ridotto. La grande sfida delle società come LogicalDOC è di far superare la diffidenza degli imprenditori nei confronti del cloud e dei sistemi online e di mettere in evidenza le opportunità che possono offrire per ottimizzare le attività delle imprese.

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Image credit: shutterstock