Knowledge Management e Gestione Documentale: strumenti per le PMI

Due importanti strumenti per le imprese

Redazione MondoPMI
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In un contesto competitivo e dinamico come quello moderno le aziende devono essere in grado di adattarsi velocemente ai cambiamenti e sfruttare le occasioni di crescita. Per questo motivo, gli strumenti che consentono alle imprese maggiore flessibilità assumono un ruolo di fondamentale importanza. Tra questi vi sono il Knowledge Management e la Gestione Documentale, strumenti che permettono un’organizzazione efficiente della conoscenza e facilitano lo scambio delle informazioni all’interno delle aziende. Ma cosa si intende per “gestione della conoscenza” e per “gestione documentale”? Quali vantaggi può portare alle aziende una gestione efficiente delle conoscenze e dei documenti? Quali sono gli strumenti di Knowledge Management e di gestione documentale a disposizione delle imprese?

Cosa si intende per Knowledge Management?

Partiamo cercando di chiarire il concetto di “Knowledge Management” (KM), ovvero “gestione della conoscenza”. Il primo a coniare il termine “Knowledge Management” fu Karl Wiig nel 1993, associandolo a “costruzione, rinnovamento e applicazione, sistematici, espliciti e deliberati della conoscenza per massimizzare l’efficacia legata alla conoscenza di un’impresa e il rendimento del suo patrimonio conoscitivo”. In altre parole, il Knowledge Management (KM) è l’insieme dei metodi e delle tecnologie che permette di conservare, trasferire e condividere informazioni e conoscenze all’interno delle organizzazioni aziendali.

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Quali sono gli obiettivi del Knowledge Management?

Capiamo ora quali sono gli obiettivi del Knowledge Management. La trasmissione della conoscenza può essere un processo lungo, soprattutto per quanto riguarda la conoscenza pratica che deriva dall’esperienza e dalle competenze individuale. La conoscenza tacita è però fondamentale per lo sviluppo di un’azienda, soprattutto nel contesto economico attuale in cui i mercati e la concorrenza sono in continuo mutamento.  L’obiettivo principale del KM è quindi la costruzione di un sistema che renda accessibili le informazioni a tutte le persone coinvolte nell’attività aziendale, così da permettere la diffusione del sapere in modo rapido ed efficace.

Quali vantaggi può dare un Knowledge Management efficiente a un’azienda?

Quali sono i vantaggi derivanti dall’utilizzo di un Knowledge Management efficiente per un’azienda? Come abbiamo visto in precedenza, in un mondo globalizzato come quello attuale le imprese devono essere in grado di adattarsi velocemente ai cambiamenti. La trasmissione della conoscenza, soprattutto quella pratica che deriva dall’esperienza, diventa quindi fondamentale poiché permette alle imprese di migliorare l’efficacia e l’efficienza lavorativa dei dipendenti, rendendoli pronti ad affrontare eventuali cambiamenti. Per questo motivo, le imprese dotate di un sistema efficiente di gestione della conoscenza sono in grado di essere più flessibili e rinnovarsi in maniera rapida per adeguarsi al mercato.

Cosa si intende per Gestione Documentale?

Al concetto di Knowledge Management si affianca il tema della gestione dei documenti aziendali. Cerchiamo quindi di capire cosa si intende per gestione documentale. Il termine fa riferimento alla conservazione e all’archiviazione dei documenti di un’impresa. Il concetto principale è quindi quello di rendere sempre più automatizzate le attività relative all’organizzazione e conservazione dei documenti cartacei e informatizzati all’interno di un’azienda.

Quali vantaggi può dare la gestione documentale elettronica a un’azienda?

Una gestione elettronica dei documenti può garantire vantaggi in termini di spazio, di tempo e di costi rispetto all’archiviazione cartacea. In un contesto economico sempre più focalizzato sulla tecnologia, una trasposizione digitalizzata dei documenti e delle informazioni si può tradurre in un vantaggio competitivo per le imprese. Anche in questo caso, una gestione efficiente dei documenti può avere un effetto positivo sulla capacità delle aziende di rispondere ai cambiamenti del mercato.

Quali sono gli strumenti a disposizione delle aziende per la gestione di conoscenze e documenti?

Chiariti i vantaggi che possono derivare dal Knowledge Management e dalla gestione documentale, cerchiamo di capire quali sono gli strumenti a disposizione delle imprese per ottenere questi benefici. Esistono infatti dei sistemi in grado di garantire una gestione efficiente delle informazioni e dei documenti, determinando un risparmio in termini di costi e di tempo e migliorando la produttività aziendale.

Una società che si occupa dello sviluppo di soluzioni ad hoc nel mercato dell’Enterprise Document Management è LogicalDOC: i prodotti di questa società sono software per l’archiviazione e la gestione documentale, per il Knowledge Management e per la condivisione e organizzazione di informazioni in Cloud.

Le soluzioni di gestione documentale LogicalDOC permettono di organizzare i documenti aziendali in maniera sicura, garantendo una migliore collaborazione tra i dipartimenti interni alle imprese. Questi strumenti sono inoltre in grado di tener traccia delle precedenti versioni dei documenti permettendo di recuperare tutte le modifiche effettuate. I software di Knowledge Management hanno invece l’obiettivo di rendere sempre più rapido e intuitivo l’accesso alle conoscenze, così da far diventare più efficiente lo scambio di informazioni tra le varie aree aziendali.

Se vuoi saperne di più riguardo al tema della Gestione Documentale e del Knowledge Management visita il sito web di LogicalDOC e scopri tutte le soluzioni per la tua azienda.

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Image credit: shutterstock