Bullet Journal: un metodo efficiente per pianificare il proprio lavoro

Il Bullet Journal sembrerebbe un toccasana per l’autostima e la fiducia in se stessi, dato che offre la possibilità di riprogrammare i task non raggiunti, e di vedere in modo tangibile gli obiettivi portati a termine.

Redazione MondoPMI
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Sul lavoro, la pianificazione svolge un ruolo fondamentale: basti pensare che l’ordine, la capacità di organizzazione e la puntualità sono i requisiti maggiormente richiesti ai propri dipendenti dall’80% delle aziende.

Come fare, allora, per gestire il grosso carico di mansioni giornaliere e portare a termine tutti i task prefissati? Ryder Carroll, noto designer americano, sembra aver trovato la soluzione perfetta a questo problema: il Bullet Journal.

 

CHE COS’È UN BULLET JOURNAL?

Il Bullet Journal è uno strumento di origini americane che negli ultimi dieci anni ha conquistato anche l’Europa lanciando un trend di estensione mondiale. Si tratta di un metodo organizzativo semplice ed efficace, adatto alla gestione non solo degli impegni lavorativi ma anche degli obiettivi personali come leggere un libro, partecipare ad un corso, fare attività sportiva regolarmente, seguire una dieta.

 

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Le sue funzioni dunque sono molteplici, e può essere personalizzato in base alle esigenze di chi lo utilizza.

Non richiede mezzi o competenze particolari per essere realizzato, e nemmeno l’investimento di chissà quali somme di denaro: sono sufficienti una penna, dei colori e un piccolo quaderno. Anche un normalissimo block notes può andare bene, ma per chi si approccia per la prima volta a questo metodo ed è ancora inesperto, si consigliano quadernetti più strutturati, magari dotati di righe o di puntini per orientare più facilmente la scrittura.

 

COME SI REALIZZA UN BULLET JOURNAL?  

Questo metodo di organizzazione degli impegni è efficace perché:

  • permette di tenere traccia delle cose fatte e di quelle ancora da fare;
  • è rapido, semplice da utilizzare e garantisce un ottimo time managing, purché lo si sfrutti con continuità (anche solo per 5 minuti ogni giorno).

Il sistema tradizionale per costruire un bullet journal prevede 2 passaggi. Vediamoli insieme.

 

Passaggio 1: Compilazione delle pagine

Durante questa fase, si predispongono le pagine del taccuino per la realizzazione del Bullet Journal vero e proprio. Ognuna di esse deve contenere 3 elementi indispensabili:

  • il topic, o “titolo”
  • il numero della pagina
  • i bullet points

La scelta del titolo della pagina non ha nessuna restrizione, tutto dipende da come si decide di organizzare il proprio Bullet Journal. Il suo uso più comune è quello di raccolta di check list suddivise per argomento; il titolo coinciderà, quindi, con il task da perseguire, ad esempio: “meeting interno” e, a seguire, la lista dei materiali da reperire prima della riunione. Ogni pagina deve poi essere dotata di un numero di pagina, posto in basso, che servirà per la compilazione dell’indice, e di un bullet point (da qui, il nome Bullet Journal), ossia un elenco di frasi brevi, che descrivano le azioni da compiere, precedute da un pallino (in inglese bullet, appunto).

I task possono essere ulteriormente organizzati usando simboli e colori. Se un Bullet Journal riassume sia impegni privati sia lavorativi, è possibile distinguerli a colpo d’occhio evidenziandoli con colori diversi. Oppure si possono utilizzare delle piccole icone per differenziare gli obiettivi raggiunti da quelli ancora in progress.

 

 

Passaggio 2: Creazione dei moduli

Il Bullet Journal deve essere suddiviso in quattro moduli:

  • l’indice, nel quale trascrivere i topic dei singoli bullet point per averne un elenco completo
  • il registro giornaliero – in cui riportare gli obiettivi da raggiungere entro la giornata
  • il registro mensile – per organizzare l’intera mensilità
  • il registro del futuro – per raccogliere attività che devono essere pianificate con qualche mese di anticipo

 

Ogni attività porta sempre con sé delle scadenze: rispettarle sarà più semplice se si adotta questo tipo di suddivisione, che consente di avere sempre ben chiaro quali task sono a breve termine e devono essere subito perseguiti, e quali invece possono essere rimandati per essere gestiti con più calma.

Rimandare un’attività comporta lo spostamento di un task da un giorno ad un altro, o da un mese a quello successivo, un passaggio del quale il Bullet Journal porta a prendere consapevolezza: è un’attività che stai rimandando per distrazione o per noia? Credi di non essere in grado di portarla a termine? Ritieni che non sia indispensabile? Il Bullet Journal è sicuramente un modo per conoscere più a fondo le proprie abitudini e le proprie capacità, e per capire quali obiettivi sono indispensabili e quali, invece, possono essere cancellati, efficientando così l’uso del proprio tempo.

 

BULLET JOURNAL: I VANTAGGI

Se arrivato a questo punto sei ancora scettico verso questa metodologia, sappi che il neuroscienziato Daniel Levitin ha sottolineato la validità del Bullet Journal in quanto “estensione della nostra memoria”, indispensabile per il raggiungimento dei nostri obiettivi poiché la nostra mente è in grado di occuparsi solo di tre cose per volta.

Il Bullet Journal sembrerebbe, inoltre, un toccasana per l’autostima e la fiducia in se stessi, dato che offre la possibilità di riprogrammare i task non raggiunti e di vedere in modo tangibile gli obiettivi portati a termine, oltre ad essere un promotore del benessere in azienda in generale . Infine, la compilazione del Bullet Journal stimola la creatività e l’immaginazione, incentivando la ricerca di soluzioni grafiche funzionali all’organizzazione dell’agenda, che siano pratiche ma anche esteticamente piacevoli. Senza contare che permette di convogliare tutti gli impegni in un unico supporto, riducendo la dispersione di informazioni ma, soprattutto, le dimenticanze, e aumenta la produttività, limitando gli “sprechi” di tempo.

 

Visti gli enormi vantaggi di questo metodo, perché non incentivarne l’uso in azienda?

Un’idea potrebbe essere quella di regalare ad ogni dipendente un’agendina brandizzata, incentivando l’uso del Bullet Journal in azienda come principale sistema di organizzazione dei tempi e degli obiettivi di lavoro.