Come si redige un budget aziendale?

Non esiste un modello di budget aziendale assoluto e valido per tutti: ogni azienda perfeziona il proprio nel corso degli anni.

Redazione MondoPMI
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Come redigere un budget aziendale

Il budget aziendale è uno degli strumenti più importanti a disposizione del Controllo di Gestione di una PMI, perché:

  • Permette di tradurre in numeri, e quindi in elementi tangibili, la visione dell’azienda;
  • Consente di formalizzare azioni e strategie sulla base di obiettivi definiti;
  • Offre una fotografia dell’azienda in tempo reale, del suo andamento e del suo stato di salute;
  • Facilita il monitoraggio dei processi aziendali e la misurazione degli obiettivi.

Dei vantaggi che il budget aziendale può offrire, ne abbiamo parlato più approfonditamente in un altro nostro articolo sull’utilità del budget di previsione. Non resta che vedere come va costruito questo documento affinché sia efficace e funzionale.

 

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BUDGET AZIENDALE: DA DOVE PARTIRE? 

Prima di iniziare a compilare il budget aziendale, è necessario completare 4 step che renderanno più semplici e veloci le operazioni successive.

1- Riclassificate il Conto Economico dell’azienda in modo da ridurre i numeri a vostra disposizione ad un elenco semplice, veloce da comprendere e facile da interpretare.

2- Basatevi sui valori dell’anno appena trascorso e immaginate che il nuovo esercizio andrà più o meno allo stesso modo. Quindi, provate ad ipotizzare costi e ricavi futuri.

3- Analizzate i costi generali, che comprendono:

  • I costi fissi di struttura, che si mantengono costanti di anno in anno (affitti e canoni di assistenza, manutenzioni ordinarie della sede, utenze e assicurazioni, ecc.)
  • I costi variabili indiretti, che possono essere ripartiti ogni anno in modo diverso (manutenzioni straordinarie della sede, partecipazione a fiere, pubblicità e web marketing, ricerca e sviluppo, formazione, ecc.)

4- Decidi preventivamente dove allocare le risorse, in modo da orientare le tue spese annuali. Questo passaggio ti consente di avere le idee più chiare sulle risorse di cui potrai disporre e sugli investimenti da compiere.

Una volta portati a termine questi passaggi, avrete una visione completa su cosa è indispensabile inserire all’interno del budget aziendale, e sarete pronti finalmente per metterlo nero su bianco.

COME SI SCRIVE UN BUDGET AZIENDALE?

Il budget aziendale si compone di tre diversi documenti: il budget economico, il budget finanziario e il budget operativo. Il primo, è conosciuto anche come Conto Economico Preventivo e rappresenta la componente essenziale del budget: contiene le stime dei costi e dei ricavi previsti per l’anno di esercizio successivo. Il budget finanziario, invece, non è altro che un prospetto dei flussi di cassa, mentre il budget operativo approfondisce i valori registrati negli altri due documenti.

Come dev’essere redatto un budget economico, quindi?

Innanzitutto, dovrete dotarvi di un supporto sul quale scrivere: potete trovare degli schemi pre-impostati sul Web ma consigliamo, per cominciare, di partire da un semplice foglio Excel.

Compilate il vostro budget economico per la durata di un intero anno solare, e suddividetelo in colonne semestrali/trimestrali e mensili. Ogni mese deve essere, poi, nuovamente ripartito in tre colonne:

  • Budget: la vostra previsione;
  • Actual: il risultato ottenuto;
  • Scostamento: la differenza tra budget e actual, espressa in valore assoluto o percentuale.

Nelle righe orizzontali, invece, inserite i saldi mensili per ogni voce di ricavo e di costo. Non possono mancare:

  • Ricavi– organizzateli per categoria, ad esempio: ricavi da corrispettivi, ricavi da prestazione professionale, ecc.)
  • Costi variabili di produzione – suddivisi per tipologia e fornitore
  • Costi variabili di gestione – suddivisi per tipologia e fornitore
  • Costi per il personale– utilizzate una riga per ogni tipologia di contratto
  • Costi fissi – raggruppateli per categoria, ad esempio: spese societarie, assicurazioni, locazioni, canoni fissi, ecc.

IL BUDGET AZIENDALE È RELATIVO

Ovviamente i nostri suggerimenti sono indicativi.  Non esiste un modello di budget aziendale assoluto e valido per tutti: ogni azienda perfeziona il proprio nel corso degli anni, costruendolo sulla base delle proprie esigenze e dei valori che ha bisogno di monitorare.

È possibile, inoltre, che le vostre previsioni non rispecchino per nulla il risultato economico. Questo perché il budget aziendale viene realizzato secondo un principio di prudenza che può portare spesso a sottostimare i volumi dei ricavi e sovrastimare i costi, con il risultato di impoverire il risultato economico.

Se non vi farete intimorire dai primi fallimenti, con l’esperienza e un po’ di tentativi riuscirete ad affinare la capacità di redigere dei budget aziendali corretti e utili al vostro business.