Telefono aziendale: cosa un’azienda dovrebbe sapere sull’argomento

Redazione MondoPMI
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Telefono aziendale

Il telefono aziendale, fisso o mobile, è ormai diventato in molte aziende uno strumento indispensabile per i lavoratori che devono rapportarsi quotidianamente con clienti localizzati a chilometri di distanza o, addirittura, di provenienza estera.

Come qualsiasi altra risorsa, comporta dei vantaggi notevoli ma anche dei costi e dei rischi che devono essere valutati con attenzione. Scopriamoli insieme.

DEDUCIBILITÀ E DETRAIBILITÀ

Come funziona a livello fiscale l’acquisto e la gestione del telefono aziendale?

È la prima domanda da porsi per valutare quale impatto possa avere sulla propria attività. Indipendentemente dal fatto che si tratti di una società assoggettata a IRES o una ditta individuale sottoposta a IRPEF, l’azienda può sempre avvalersi della detraibilità Iva prevista su cellulari e telefoni fissi.

Sono compresi nella detrazione sia i costi di acquisto che quelli di gestione come il canone d’abbonamento, le spese di utilizzo ed eventuali spese di manutenzione e riparazione.

Prima di parlare di detrazioni, però, è necessario fare chiarezza su un punto. Esistono due modalità d’uso del telefono aziendale:

  • esclusivo, limitato ad attività riconducibili al proprio lavoro;
  • promiscuo, ammesso anche per scopi privati.

In caso di uso esclusivo del telefono aziendale, l’Iva è detraibile al 100%. L’uso promiscuo, invece, consente una detrazione dell’Iva pari al 50%, percentuale che può variare nel caso in cui il dipendente sia in grado di dimostrare il traffico telefonico attinente all’esercizio d’impresa. In questo caso è possibile fare appello al principio di inerenza dei costi, il quale stabilisce che le spese e gli altri componenti negativi diversi dagli interessi passivi (esclusi gli oneri fiscali, contributivi e di utilità sociale) sono deducibili se si riferiscono ad attività da cui derivano ricavi che concorrono a formare il reddito dell’azienda. L’ammontare di tali costi deve, però, essere determinabile in modo obiettivo.

Il costo deducibile, invece, ai fini IRES e IRPEF è dell’80%, sia per mobile che per fisso. Anche in questo caso sono comprese le spese relative all’acquisto, uso e manutenzione dello strumento.

 

Banca IFIS Impresa

 

QUANDO IL TELEFONO AZIENDALE DIVENTA UN BENEFIT

L’utilizzo promiscuo del telefono aziendale lo trasforma in un fringe benefit per i lavoratori, ossia in una voce addizionale alla retribuzione, e comporta un impatto sul loro reddito che deve essere calcolato in base agli accordi pattuiti dall’azienda. Quest’ultima può decidere di applicare:

  • Nessun addebito del corrispettivo

    Il costo delle telefonate personali è interamente imponibile quale reddito di lavoro dipendente.

  • Addebito analitico del corrispettivo

    I costi delle telefonate private vengono fatturati al dipendente. Qualora l’azienda addebiti l’intero costo delle chiamate personali non si configurerà nessun fringe benefit. Se, invece, l’addebito dovesse essere inferiore al valore normale, il compenso in natura tassabile sarà costituito dalla differenza tra detto valore e l’importo addebitato al dipendente.

  • Addebito forfettario del corrispettivo

    Il fringe benefit è determinato dal valore normale delle chiamate personali del dipendente, dedotte le somme addebitate forfetariamente.

REGOLE DI UTILIZZO

Il datore di lavoro è autorizzato a svolgere azioni di controllo per quanto concerne le comunicazioni telefoniche effettuate dal dipendente tramite telefono aziendale, ma rivolgendo sempre particolare attenzione alla tutela della riservatezza e alla disciplina che regola i controlli a distanza.

Nel caso in cui il dipendente violasse l’obbligo di utilizzo del telefono per soli scopi lavorativi, anche soltanto per un numero circoscritto di telefonate, si annullerebbe il patto di fedeltà stipulato tra lavoratore e azienda e sancito dall’art. 2015 c.c., sia per la portata economica del danno arrecato che per la corrispondente sottrazione di tempo di lavoro.

Per questo, l’utilizzo improprio del telefono aziendale può costituire una giusta causa di licenziamento.

La Cassazione ha ritenuto illegittimo il licenziamento disciplinare solo nel caso in cui la contestazione sia formulata tardivamente e abbia determinato un effetto di accumulo di singole infrazioni che, contestate separatamente e tempestivamente, non sarebbero state tali da integrare gli estremi della giusta causa.

 

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Image credit: shutterstock