Fattura proforma: a cosa serve e chi la può emettere?

Vantaggi, limiti e requisiti di distinguibilità del documento

Redazione MondoPMI
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La fattura proforma è un documento contabile del tutto sprovvisto di valenza fiscale spesso utilizzato da professionisti e aziende per richiedere pagamenti. Ma se l’emissione di questo atto non comporta alcun obbligo di pagare la somma indicata, a cosa serve la fattura proforma e chi la può emettere? E ancora, quali sono i vantaggi e i limiti nella sua emissione e cosa indicare nella fattura proforma per una corretta compilazione? Scopriamolo in questa guida dedicata esclusivamente all’utilizzo della fattura proforma.

Fattura proforma: a cosa serve e come funziona

La fattura proforma costituisce un facsimile della fattura ordinaria ma, come già accennato, la sua emissione non comporta alcun obbligo fiscale per il cliente che la riceve. A cosa serve quindi la fattura proforma e come funziona? Questo particolare documento svolge sostanzialmente una funzione informativa, poiché viene emesso per richiedere al cliente il pagamento prima dell’emissione della fattura fiscale effettiva. Il professionista o l’impresa decide di inviare ai propri clienti una fattura proforma con lo scopo di comunicare un riepilogo del compenso dovuto per la prestazione professionale ricevuta. Nonostante si presenti esattamente come un’ordinaria fattura fiscale, la fattura proforma non è tuttavia un documento valido ai fini fiscali e dunque non può generare obblighi per la determinazione dei ricavi né per la liquidazione dell’Iva. Proprio per questo motivo nel documento non è indicato l’importo corrispondente all’Iva: la voce specifica viene infatti esplicitata solamente sulla fattura ordinaria, emessa successivamente all’avvenuto pagamento. Da questo punto di vista la fattura proforma rappresenta quindi un grosso beneficio per le imprese, spesso costrette ad anticipare l’Iva all’erario pur non avendo ancora ricevuto il saldo dell’importo dai clienti. Vediamo ora per quali altri motivi è utile effettuare la fattura proforma, sia dal punto di vista di chi la emette che di chi la riceve.

Vantaggi e limiti della fattura proforma

Dal momento che è ormai diventata una consuetudine nei rapporti professionali, capiamo perché è utile emettere la fattura proforma, andando ad analizzare vantaggi e limiti che ne derivano dal suo utilizzo.
Innanzitutto è necessario dire che la fattura proforma non rappresenta uno strumento utile solamente per chi la emette, ma anche per chi la riceve: ottenendo un riepilogo degli articoli e dei servizi fruiti, il cliente ha l’opportunità di verificare la correttezza dei prezzi e dei dati fiscali prima dell’emissione della fattura vera e propria. In caso di errori, omissioni o variazioni sugli importi, c’è così la possibilità di confrontarsi ed eventualmente riformulare la fattura senza alcuna implicazione.
Per il professionista, emettere la fattura proforma anticipatamente quella fiscale comporta diversi vantaggi:

  • Possibilità di correggere eventuali errori evitando l’emissione di note di credito per stornare la fattura precedente, come invece succede per quella fiscale;
  • Possibilità di emettere la fattura definitiva successivamente al pagamento del cliente;
  • Possibilità di evitare pagamenti di tasse prima di aver ricevuto il pagamento dal cliente e posticipare l’esigibilità dell’IVA al momento del pagamento del corrispettivo da parte del cliente.

Se da un lato la fattura proforma rappresenta uno strumento di salvaguardia per chi la emette, dall’altro genera tuttavia anche dei limiti in termini di tempo e risorse.
L’emissione di questo specifico documento richiede infatti circa lo stesso tempo di compilazione di una normale fattura fiscale, poiché dal punto di vista della forma le due scritture contabili sono esattamente uguali. L’obbligo di dover redigere la fattura proforma grava quindi sul carico di lavoro delle risorse che si occupano della gestione amministrativa a livello di attività e di tempo impiegato. A questo si aggiunge la possibilità di dover verificare importi o altri dati contestati dal cliente ed emettere più volte il documento nel caso di errori o variazioni su quanto precedentemente dichiarato.

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Chi può emettere la fattura proforma?

Una domanda che sorge spontanea ora è: chi può emettere la fattura proforma? In realtà questo documento può essere emesso ogni qualvolta sussista un accordo commerciale: più nel dettaglio i soggetti che sono tenuti a emettere la fattura proforma possono essere professionisti o imprese che abbiano necessità di far pervenire ai propri clienti una facsimile della fattura finale, evitando di avviare le normali obbligazioni previste per l’invio di un documento con valenza fiscale.
Oggi è ad esempio molto utilizzata dai professionisti e da tutti i soggetti esonerati dal regime Iva per cassa introdotto nel 2012 che consente ai soggetti passivi Iva di pagare l’imposta solo dopo aver incassato le fatture. In ogni caso, con la fattura proforma non viene mai meno l’obbligo di emissione della fattura ordinaria, che deve essere predisposta e regolarmente emessa una volta avvenuto il pagamento da parte del cliente.

Cosa indicare nella fattura proforma?

In ultima è importante sapere cosa indicare nella fattura proforma per una corretta compilazione. La fattura proforma non presenta particolari vincoli né a livello di impaginazione né a livello di contenuti: in genere, tuttavia, è buona norma emettere un documento che sia facsimile alla fattura vera e propria, a patto che non possa essere scambiato con la vera fattura fiscale. Gli elementi che fungono da requisiti di distinguibilità e che quindi è necessario inserire in una fattura proforma sono:

  • dicitura “PRO FORMA” nell’intestazione del documento;
  • numero progressivo di fattura proforma (indipendente dal progressivo utilizzato per le fatture fiscali);
  • formula standard a piè di pagina “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DpR 633/72)”.

Pur non avendo valore fiscale, è importante quindi che una fattura proforma presenti questi elementi per essere ritenuta valida.

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Image credit: shutterstock