Fatturazione elettronica: le 3 soluzioni a portata di xml

Web e app, servizi integrati o soluzioni di outsourcing: come affrontare l'obbligo di fatturazione elettronica?

Alberto Liviero
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A distanza di qualche giorno dal tanto discusso intervento del Garante della Privacy, con il quale ha sonoramente bocciato la fatturazione elettronica, siamo ancora in attesa di capire quale sarà la risposta e la presa di posizione da parte dell’Agenzia delle Entrate. Nel frattempo torniamo a parlare di fatturazione elettronica, sul campo, facendo il punto della situazione su quali sono le soluzioni più adatte a gestire questo nuovo processo di fatturazione.

Il primo gennaio è alle porte, restano ancora pochi giorni a disposizione di professionisti e imprese per scegliere quale sarà la modalità con la quale intenderanno affrontare il passaggio dal cartaceo al digitale. La scelta non deve essere presa con superficialità. Al contrario una scelta ponderata e consapevole può costituire il vero vantaggio organizzativo e competitivo per gli anni futuri.
In quest’ottica, oggi il mercato offre essenzialmente tre proposte che permettono di gestire tutte le fasi del ciclo attivo e passivo, dalla creazione del file xml della fattura da emettere, passando per l’invio al Sistema di Interscambio fino alla conservazione a norma di legge delle fatture.

Vediamo quali sono le soluzioni a disposizione dei soggetti che dal primo gennaio 2019 saranno obbligati all’emissione e alla ricezione delle fatture nel formato xml.

Servizi web o App

L’Agenzia delle Entrate, le Camere di Commercio e le Associazioni di Categoria mettono a disposizione delle app o dei servizi web cuciti su misura per professionisti, artigiani e imprenditori di piccole dimensioni che trattano un numero limitato di fatture. In particolare, per tali contribuenti, l’Agenzia delle Entrate offre una procedura web, accessibile direttamente dal portale fatture e corrispettivi della stessa agenzia, oltre che di un’app per tablet e smartphone o, in alternativa, di un software scaricabile su pc. Il tutto completamente gratuito, compresa la conservazione digitale.

Servizi integrati o personalizzati

La soluzione integrata è rivolta a invece a professionisti e imprese più strutturate che necessitano di piccoli gestionali che non solo permettano la gestione di tutte le fasi del processo di fatturazione ma che diano anche la possibilità di fruire di ulteriori servizi collegati a quello della fatturazione, creando dei veri e propri hub intorno ai quali gestire in modo integrato altri servizi. Inoltre la flessibilità di questi servizi consente di creare delle vere e proprie soluzioni personalizzate in base alle esigenze del fruitore del servizio.

Esternalizzare il processo di fatturazione

Con questa scelta il titolare di Partita Iva decide di dare in outsourcing l’intero processo di fatturazione al proprio consulente di fiducia, con il quale si rapporterà per dare l’input per la generazione delle fatture da emettere, gestire le fatture di acquisto e la relativa conservazione a norma.

Fatturazione elettronica - Adeguati all'obbligo

Come affrontare la scelta 

La scelta deve essere fatta tenendo in considerazione molteplici aspetti. Il punto di partenza è l’analisi della propria struttura in termini di volume delle fatture gestire, del grado tecnologico dei sistemi informatici dello studio o dell’impresa, l’eventuale forza lavoro da ricollocare o riorganizzare e da quanto si è disposti ad investire in termini economici ma anche del proprio tempo a disposizione. Inoltre le fasi del ciclo attivo e passivo non devono essere gestite unicamente con una delle soluzioni prescelte. Le fasi di ciascun ciclo possono essere spacchettate e gestite diversamente utilizzando differenti modalità. Ad esempio un professionista potrà curare personalmente la creazione e l’invio della fattura, attraverso un proprio software o un’app, delegare la gestione delle fatture di acquisto al proprio consulente e ripiegare nel portale dell’agenzia entrate (servizio gratuito) la conservazione digitale dei documenti.

Non esiste una soluzione preferibile all’altra, esiste solo la soluzione in grado di soddisfare le proprie esigenze.

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Image credit: shutterstock